Zorg dat vergaderingen effectief zijn

Map Branches

• De 5 wetten
  • Wet 1: de wet van de Markt (zonder rekening te houden met de behoefte van de klant kunt u geen duurzame toename in de opbrengst realiseren)
  • Wet 2: de wet van Flexibiliteit (de snelheid van ieder proces is evenredig aan de flexibiliteit ervan)
  • Wet 3: de wet van de Concentratie (20% van de activiteiten in een proces veroorzaken 80% van de problemen en vertragingen)
  • Wet 4: de wet van de Snelheid (Little's Law: de snelheid van uw proces is omgekeerd evenredig met de hoeveelheid Work in Progress (WIP))
  • Wet 5: de wet van de Complexiteit en kosten (complexiteit van product of dienst leidt normaal gesproken tot meer kosten en WIP dan dat slechte kwaliteit (lage Sigma) en een lage snelheid (geen Lean) leiden tot problemen in het proces. Dus eerst: minder variatie in product of dienst
• 4 principes
  • Stel klanten tevreden met snelheid en kwaliteit
    • VOC: voice of the customer (doel: verwijderen van alles dat niet tegemoet komt aan de behoefte van de klant - defecten)
      • Door hoge kwaliteit bereik je een hoge snelheid
      • Om kwaliteit te bereiken moet processnelheid gecreeerd worden - elimineren van vertraging
      • De enige manier om consistent de laagste prijs te bieden is het verbeteren van kwaliteit en snelheid
  • Verbeter uw processen
    • Wat heb je nodig om processen te verbeteren?
      • Bijhouden van de manier waarop werk gedaan wordt
      • Onderzoeken van de stroom van werk tussen mensen of werkplekken
      • Mensen van kennis en methoden voorzien om hun werk constant te verbeteren
    • Doelen
      • Elimineren van variatie in kwaliteit en snelheid
        • Hoe meer variatie, hoe meer kans op defecten
        • Het proces op orde brengen verbetert het Sigma niveau
      • Verbeteren van processtromen en snelheid
        • Elimineer alle onnodige fysieke of werkstappen die niet nodig zijn, dus elimineer verspilling
  • Werk samen voor een maximale opbrengst
    • Effectieve samenwerking
      • Luisteren (horen & vragen stellen)
      • Brainstormen en discussie technieken gebruiken
      • Ideeen organiseren (clusteren, prioriteren)
      • Beslissingen nemen
    • Effectief functionerende teams
      • Stel doelen
      • Wijs verantwoordelijkheden toe
      • Vindt balans tussen conflict en openheid
      • Schenk aandacht aan de manier waarop beslissingen genomen worden
      • Zorg dat vergaderingen effectief zijn
      • Zorg voor een doorlopend leerproces
      • Werk samen met andere groepen
  • Baseer beslissingen op gegevens en feiten
    • Resultaat meting (hoe het product of dienst er uiteindelijk uitziet)
    • Procesmeting (wat is er nodig om tot het resultaat te komen
    • 4 soorten bruikbare gegevens
      • Klanttevredenheid (resultaat)
      • Financiele resultaten (resultaat)
      • Snelheid / lead time (proces of resultaat)
      • Kwaliteit / defecten (proces of resultaat)
• Implementatie
  • Starten met Lean
    • Creeer nieuwe staffuncties die een groot deel van de verantwoordelijkheid kunnen dragen
    • Breid verantwoordelijkheden van bestaande functies uit om overzicht te houden
    • Ontwikkel de juiste training voor alle betrokkenen
      • Bewustwordingstraining (white belt)
      • Introductie cursus (yellow or green)
      • Vaardigheden training (black)
      • Specialisatie (master black)
    • Zet procedures op om ervoor te zorgen dat de inspanningen worden gekoppeld aan belangrijke organisatie doelen
      • Ontwerpen van een systeem om projecten te selecteren
      • Instellen van tollgates voor regel- matige evaluatie van projecten
• 6 dingen die managers moeten doen
  • Juiste projecten selecten
  • Zoek de juiste mensen erbij
  • Volg de methode
  • Definieer taken en verantwoordelijkheden
  • Communiceer, communiceer, communiceer
  • Ondersteun opleiding en training
• Control
  • Wat doe je?
    • Zet nieuwe verbeterde procedures op papier
    • Zorgt ervoor dat iedereen training krijgt
    • Zet procedures op voor het waarnemen van belangrijke signalen
    • Delegeert dagelijkse management- taken aan de proces eigenaar
    • Rond de documentatie van het project af
  • Wat levert het op?
    • Voorkomt terugval
    • Kunt snel reageren op toekomstige problemen
    • Deelt de lessen met anderen in de organisatie
  • Tools: - control charts
• Improve
  • Wat doe je?
    • Creeer oplossing met creatief denken
    • Bestudeer best practices
    • Ontwikkel criteria om een oplossing te kiezen
    • Bepaal de koers die bij de oplossing hoort
    • Plan de implementatie
  • Wat levert het op?
    • Raakt niet verstrikt in oplossingen die toch niet werken
    • Ontwikkelt nieuwe oplossingen die verbonden zijn aan de echte oorzaken
    • Kunt onderbouwen waarom de ene oplossing beter is dan de andere
    • Je leert wat in de praktijk wel/niet werkt
  • Tools: - PICK (possible, implement, challenge, kill) schema - in 4 stappen naar een snelle set-up
• Analyse
  • Wat doe je?
    • Zoek naar patronen
    • Wijs de plek aan waar veel tijd wordt verspild
  • Wat levert het op?
    • Aanwijzingen over de echte oorzaak
    • Manieren om het proces te versnellen zonder kwaliteit in te leveren
    • Identificeren van essentiele factoren in het proces die in control moeten zijn
  • Tools: - oorzaak / gevolg diagram - spreidingsdiagram
• Measure
  • Wat doe je?
    • Evalueer bestaande meetsysteem en breng verbetering aan waar nodig
    • Observeer het proces
    • Verzamel gegevens
    • Breng het proces met meer diep- gang in kaart
  • Wat levert het op?
    • Je kunt vertrouwen op je data
    • Beslissingen zijn gebaseerd op feiten en realiteit
    • U legt vast wat er werkelijk gaande is in een proces
    • U begrijpt wat er verbeterd moet worden
  • Tools: - observeer het proces - time value map - pareto schema's - tijdreeksgrafiek
• Define
  • Wat doe je?
    • Project charter
    • Zoek data
    • Controleer gegevens over het proces / probleem
  • Wat levert het op?
    • Er ontstaan geen misverstanden over het waarom van het project
    • Ijzer smeden als het heet is (je bent nu met iedereen in gesprek)
    • Kom met het management tot overeenstemming over een realistische grote van het project
    • Maak duidelijke afspraken over de maatstaven voor het meten van succes
    • Het team wordt in het leven geroepen om succes te behalen
  • Tools: - SIPOC (supplier, input, process, output, customer) - Value stream map
• Werken aan blijvende verbetering DMAIC: define, measure, analyse, improve, control
  • Data zijn belangrijk om de volgende doelen te bereiken
    • Aard en omvang van het probleem worden vastgesteld
    • De ware oorzaak van het probleem wordt blootgelegd
    • De oplossingen die geformuleerd worden hebben daadwerkelijk een link met de achterliggende oorzaak
    • Procedures worden vastgesteld die zorgen voor borging (verbetering blijft ook na het project)

Comments